Библиографическое описание: Дементьева Е. В. Автоматизированная система для ведения анализа данных о клиентах с целью оптимизации работы сбыта производственного предприятия [Текст] / Е. В. Дементьева, А. А. Силаев // Молодой ученый. 2011. №4. Т.1. С. 31-34.
Целью разработки автоматизированной системы «Ведение анализа данных о клиенте» ОАО «ВАТИ» является сбор информации о клиентах со всех подразделений компании в единую базу, централизация ведения учета данных обо всех клиентах и учет продаж во времени, составления отчетности и подготовки договоров. В настоящее время на ОАО «ВАТИ» не уделялось внимания на данный неавтоматизированный момент, потому что эта проблема ранее не озвучивалась, хотя она очевидна. Данное предприятие является крупнейшим в Европе поставщиком асбестовых изделий, следовательно, имеет огромную базу клиентов. На обработку данных о клиентах затрачивается колоссальное количество времени для получения некоторых анализов. Чтобы обработать такой объем информации необходимо было бы вводить новую единицу, что является дополнительным расходом для предприятия.
Таким образом, появилась необходимость, написания такой автоматизированной системы, чтобы она была простой и удобной в использовании для просмотра, хранения информации и ведения анализа данных о клиенте, формирования документов.
На предприятии ранее не использовалось ничего аналогичного, и на рынке не существует таких продуктов, у которых было бы рациональное соотношение цены и функциональности, непосредственно для проблем отдела сбыта ОАО «ВАТИ».
В качестве СУБД по результату анализа была выбрана СУБД FireBird, так как она является бесплатной [2]. Для написания системы использовалась интегрированная среда разработки приложений Borland Delphi 7.0 (Enterprise Edition) со встроенным языком программирования Object Pascal [1].
Для наиболее оптимальной работы системы, с учетом всех специфик, и наиболее понятной и упрощенной реализации, было принято решение об использовании двухуровневой архитектуры построения информационных приложений. Доступ к базе данных есть у серверного приложения, а на клиентских приложениях доступны основные функции системы [3]. Клиентские приложения системы располагаются на узлах локальной сети – компьютерах, расположенных в отделе сбыта.
Для разграничения доступа к информации в системе реализован модуль авторизации, в случае непреднамеренных ошибок пользователей. Функции системы доступны пользователям согласно должностной инструкции.
Разработана структура базы данных [4], она представлена на рисунке 1, база данных состоит из двух групп таблиц – о клиентах и об исполнителях связью между группами является связь между таблицами клиент и исполнитель по полю табельный номер:
- клиент, скидка, объем – ключевым полем является значение ИНН;
содержание соответственно – информация о клиенте, его скидки и его объемы по отгрузкам.
- исполнитель, регион, аккаунт, журнал – ключевым полем является табельный номер работника (исполнителя);
содержание соответственно – личная и контактная информация о работнике, список регионов, которые он обслуживает (для регионального распределения клиентов), список логинов и паролей для авторизации и журнал действия исполнителя для ведения и контроля работы с клиентами.
Рисунок 1 – Структура базы данных
В клиентском приложении реализованы функции:
– ввод информации о клиентах;
– ввод информации об исполнителе;
– хранение информации о клиентах, их контактных данных, реквизитов;
– формирование отчета об анализе клиента (графики либо диаграммы);
– ввод информации исполнителем в журнал действий;
– подготовки договоров и служебных записок.
Для реализации описанных выше функций разработаны модули, функциональная схема представлена на рисунке 2.
Модуль работы с клиентом включает в себя подмодули: информация о клиенте, скидки клиента, объемы клиента и дополнительная информация. Данный модуль содержит персональные данные о каждом клиенте.
Модуль работы с исполнителем так же включает в себя несколько подмодулей: информация об исполнителе, информация о регионах, формирование документов и журнал действий. Данный модуль содержит персональные данные об исполнителях, возможность формирования документов и занесение данных в журнал действий исполнителя.
Модуль формирования анализов о клиентах. Этот модуль позволяет формировать анализы в виде наглядных графиков.
Рисунок 2 – Функциональная схема модулей и подмодулей системы
Интерфейса приложений системы ведение анализа данных о клиенте должен быть задан в стиле MS Office. Внешний вид приложения главной формы представлен на рисунке 3.
Главная форма программы должна содержать меню со следующими пунктами:
- справочники (клиенты, исполнители);
- анализ;
- печать документов (договор, служебная);
- ввод месячных данных (объем, скидка);
- выход (смена пользователя, выход).
Рисунок 3 – Внешний вид приложения главной формы
Форма Справочника системы содержит элемент просмотра данных, элемент навигации по данным и элементы управления «Добавить запись», «Удалить запись», «Закрыть форму».
Форма Анализ содержит элементы для отображения графиков, элементы управления «Сформировать», «Печать», «Закрыть форму».
Форма Печать документов содержит элементы ввода данных для формирования печатных документов.
Форма Ввод месячных содержит элементы дл ввода данных, элемент навигации по данным и элементы управления «Добавить запись», «Удалить запись», «Закрыть форму».
В данной автоматизированной системе реализованы следующие алгоритмы:
Алгоритм авторизации начинается с ввода пароля, в случае если пароль неверный, выходит сообщение. При входе в систему идет проверка на идентификатор пользователя, на главное форме журнал действий отображается именно того пользователя, под идентификатором которого был произведен вход в систему, после можно просматривать, вносить, редактировать и удалять записи. При нажатии в меню «Смена Пользователя», журнал действий автоматически, становится недоступным, и снова появляется окно ввода пароля.
Алгоритм формирования договоров начинается с ввода наименования организации, далее если есть данные о руководителе. После идет блок условий платежа, если есть отсрочка, то вводится количество дней, если иная форма оплаты, то данные вносятся в дополнительное поле, после формируется и выводится на печать договор.
Алгоритм формирования служебных на форме заполнения служебной записки есть панель автозаполния, при снятие любого флага в части «кому», все остальные флаги снимаются и поле «кому» очищается, в поля можно вписывать или дописывать вручную, дата автоматически формируется сегодняшняя.
Алгоритм формирования анализа по клиенту происходит выбор клиента из списка, затем программа обрабатывает данные по объему с течением времени и отображает на графике.
Создание и внедрение автоматизированной системы позволит значительно сократить время на обработку данных, подготовку документов, позволит централизовать базу данных об информации клиентов, вследствие чего упростится процедура распределения клиентов и значительно сократится возможность утечки или потери информации, а так же контролировать работу за счет ведения электронного журнала.
Данная система была разработана для отдела сбыта ОАО «ВАТИ», но может быть модифицирована для организаций с большой базой клиентов.
Литература:
Архангельский А.Я., Программирование в Delphi 7, СПб.: БХВ Петсрбурr, 2003. 1152 с.
Борри Х, Firebird: руководство разработчика баз данных: Пер. с анrл. СПб.: БХВ Петсрбурr, 2006. 1104 с.
Гвоздева И.А., Лаврентьева И.Ю. Основы проектирования автоматизированных информационных систем: учебник. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2007. – 320с.
Ребекка М. Райордан. Основы реляционных баз данных: учебник. - Microsoft press. Русская Редакция. – 390с.
